Spezielle Aufbewahrungspflichten für Steuerberater

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten ist bei Steuerberatern zwischen den Aufbewahrungspflichten für z.B. selbst erstellte Rechnungen oder Geschäftsbriefen und zwischen den Tätigkeiten für den Mandaten zu unterschieden. Eigene Tätigkeiten für den Mandanten gerichtete Rechnung bzw. die hiervon aufzubewahren Kopien  gelten die normalen Verpflichtungen für die für jedes Unternehmen (vergleiche § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz).  Sonstige nicht mandatsbezogene Aufbewahrungspflichten finden sich inbesondere im Steuerrecht, im Rahmen dessen  insbesondere auf die Vorgaben des § 147 AO  hinzuweisen ist.   Eigentliche steuerberatende Tätigkeit Im Steuerberater – Mandanten – Verhältnis liefert § 66 Abs. 1 S. 1 StBerG  eine erste Orientierung.

§ 66 StBerG – Handakten

(1) 1Der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte hat die Handakten für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren. 2Diese Verpflichtung erlischt mit der Übergabe der Handakten an den Auftraggeber, spätestens jedoch binnen sechs Monaten, nachdem der Auftraggeber die Aufforderung des Steuerberaters oder Steuerbevollmächtigten erhalten hat, die Handakten in Empfang zu nehmen.

(2) 1Der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte kann seinem Auftraggeber die Herausgabe der Handakten verweigern, bis er wegen seiner Gebühren und Auslagen befriedigt ist. 2Dies gilt nicht, soweit die Vorenthaltung der Handakten und der einzelnen Schriftstücke nach den Umständen unangemessen ist.

(3) Handakten im Sinne dieser Vorschrift sind nur die Schriftstücke, die der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, nicht aber der Briefwechsel zwischen dem Steuerberater oder Steuerbevollmächtigten und seinem Auftraggeber, die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat, sowie die zu internen Zwecken gefertigten Arbeitspapiere.

(4) 1Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend, soweit sich der Steuerberater oder Steuerbevollmächtigte zum Führen von Handakten der elektronischen Datenverarbeitung bedient. 2Die in anderen Gesetzen getroffenen Regelungen über die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bleiben unberührt.

  Bezogen auf Handakten hatte Steuerberater diese für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Handakten im Sinne dieser Norm lediglich diejenigen Schriftstücke sind, die der Steuerberater aus Anlass einer beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat. Dieses umfasst nicht den Briefwechsel zwischen Steuerberater unserem Auftraggeber die Schriftstücke, die dieser bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat. In diesen Fällen helfen die dortigen Vorgaben nur bedingt weiter. Problematisch ist, dass hinsichtlich der sonstigen Bestandteile der Handakte keine Aufbewahrungspflichten ersichtlich sind, jedoch wegen der haftungsrechtlichen Problematiken insbesondere unter dem Gesichtspunkt der  Exculptions-Möglichkeit  auch für die nicht von dem  Begriff der Handakte umfassten  Daten eine verlängerte Aufbewahrungsfrist notwendig ist. Wir dürfen in diesem Zusammenhang auf das BGH-Urteil vom 6.2.2014 zum Aktenzeichen IX ZR 245/12  verweisen,  welches im Zusammenhang mit der Verjährungsregelung des § 199 Abs. 3 BGB  eine verlängerte Aufbewahrung auch für Briefwechsel oder andere Unterlagen notwendig erscheinen lässt. Daher lautet unsere Empfehlung, die vollständige Handakte  jedenfalls für einen Zeitraum von zehn Jahren beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem das jeweilige Mandat beendet wurde aufzubewahren. Achtung bei Steuerberatern wie bei Rechtsanwälten besteht die  Problematik, dass  obwohl die Aufbewahrungsfrist hinsichtlich der Akten  beendet ist bestimmte Daten weiterhin aufbewahrt werden müssen, wenn sie nicht an den Mandanten zurückgeschickt werden können. Dieses können Unterlagen sein, die der Freiberufler von Dritten erhalten hat, ebenso  wie Urkunden, die über die gesetzliche Aufbewahrungszeit Bedeutung haben und solche Unterlagen, die der Mandant selbst, beispielsweise nach steuerrechtlichen Vorgaben über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren hat. Solche Unterlagen sind vor der Vernichtung durch den Steuerberater aus  der Handakte herauszufiltern und seinen Mandanten zu übergeben bzw. diesen aufzufordern, diese Unterlagen bei ihm abzuholen. Diese Unterlagen dürfen nicht einfach so vernichtet werden. Praxishinweis: Hinsichtlich der übergebenen Unterlagen besteht die Problematik, dass wenn dieses erst nach den zehn Jahren der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorgenommen wird der Mandant unter Umständen nicht mehr erreichbar ist. Daher lautet die Empfehlung derartige Originalunterlagen (des Mandanten) bereits bei Bilanzbeendigung aus der Handakte in zu entnehmen und durch entsprechende Kopien zu ersetzen  und den Mandanten wie in § 50  Abs. 2 Satz zwei Brau normiert zur Entgegennahme dieser Unterlagen aufzufordern. (Problem) Wenn jedes Mal ein extra beauftragter Jahresabschluss durch den Steuerberater durchgeführt wird, dann wäre es grds. so, dass alle Unterlagen nach Ablauf der 10 Jahre zu vernichten wären. Dieses ist aus praktischen Gesichtspunkten jedoch nicht immer wünschenswert, da Unterlagen noch verwendet werden.  Hier können Sie entweder eine entsprechende Einwilligung einholen (beste Lösung) oder sich auf den Standpunkt stellen, dass dieses kein Einzelmandat sondern ein Dauermandat ist, sodass die Beendigung des Mandates erst mit dem letzten erstellten Jahresabschluss bzw. der Kündigung des Auftrages  beginnt.